Modularita systému

Systém Soft-4-Sale je modulárny systém, ktorý umožňuje okamžité nasadenie a používanie. Začnite s vybranými modulmi a postupne rozširujte jeho používanie o ďalšiu funkcionalitu. Je nečakane komplexný. No ešte ľahšie zvládnuteľný. Lokálna podpora a pravidelné školenia vám zjednodušia jeho implementáciu v podmienkach vašej firmy. Návratnosť je od 6 - 12 mesiacov od nasadenia.

Kontakty

sú pre firmu asi najcennejším informačným zdrojom. Soft-4-Sale, to je tiež nástroj na evidenciu zákazníkov, dodávateľov, dealerov a iných partnerov na jednom mieste. Nielen informácie o firme, ale aj o kontakných osobách, ktoré v týchto spoločnostiach pracujú. Databáza umožňuje evidovať kontaktné údaje, príp. fakturačné údaje, ak tieto nie sú totožné s kontaktnými.

Firmy často samé poskytujú partnerom nepresné údaje o názve, ktoré nezodpovedajú záznamom v Obchodnom registri a tak rôzne pracovníci zadajú danú firmu do informačného systému aj viackrát, pod rôznymi menami. Časom tak môže vzniknúť neprehľadná databáza, z ktorej sa len obtiažne robia rôzne marketingové analýzy. Na to slúži automatizované vyhľadávanie a rušenie duplicitných položiek firiem a kontaktných osôb.

Krížové tabuľky firiem alebo kontaktných osôb sú šikovnými nástrojmi pre marketingové oddelenie na analýzu trhu a segmentovanie zákazníkov pre účely rôznych stratégií marketingovej komunikácie a hromadnej korešpondencie.
 

Tovar

resp. tovarové karty, ktoré obsahujú informácie o tovare, predstavujú základný zdroj informácií pre automatizovanú tvorbu cenníkov, ponúk, faktúr a ďalších dokladov. Medzi produktmi môžu byť aj služby a iné neskladovateľné položky, konštrukčné celky a vlastné výrobky.

Nástroje Soft-4-Sale vám umožnia jednoduchú manipuláciu s tovarovými kartami, rýchly import na základe dodávateľských cenníkov z tabuľky Excel, cenotvorbu, stanovenie dílerských cien, bonusového systému, vrátane ich kombinácie s akciovými cenami a mnoho ďalších užitočných funkcií pri prepočte zahraničných cien podľa aktuálnych komerčných a účtovných kurzov, či pri zaokrúhľovaní cien a prepočte cien konštrukčných celkov.

Nástrojom "Krížové tabuľky" môžete vytvárať marketingové výbery (množiny tovarových skupín) na základe zvolených kritérií ich výskytu v rôznych dokladoch systému Soft-4-Sale, pričom výber je možné obmedziť zadaním dodatočných kritérií (ďalšími filtrami), ako napr. dátum vystavenia dokladu, zákazník, odberateľ, dodávateľ, platnosť dokladu, atď. Výsledný výber tovaru môže slúžiť napr. pre rozhodovanie o akciových ponukách.

Ponuky

vytvárate rýchlo a jednoducho, výberom z tovarových kariet a priradením kontaktných údajov z databáze zákazníkov. Prípadné zľavy a prepočty výslednej ziskovosti vidíte na jedno stlačenie tlačidla. Požaduje Váš klient inú menu? Zvoľte si jednu zo zahraničných mien a zobrazenie zahraničného ponukového formulára.

Ponuky môžete robiť vo viacerých variantoch, preddefinovať ten, ktorý najlepšie vystihuje prípadnú objednávku, ako aj ohodnotiť pravdepodobnosť jej získania pre vyhodnocovanie práce a úspešnosti jednotlivých pracovníkov obchodného oddelenia.

Marketing

zahŕňa funkcie, ako napr. spisová služba, v ktorej môžete evidovať komunikácia v každej forme (telefonáty, osobné stretnutia, e-mailové a faxové správy, pošta). Okrem toho sú tu nástroje na prepojenie s MS Outlook a Novell GroupWise ako aj správu a množinové operácie s marketingovými výbermi.

Identifikovali ste nejakú obchodnú príležitosť, ale pre časovú zaneprázdnenosť sa venujete iným úlohám. Zoznam príležitostí je vhodným podkladom pre spoločné porady a zároveň miestom, kde sa vaše nápady nestratia.

Potrebujete urobiť telemarketingový prieskum? Vytvorte si dotazník, podľa ktorého budú vaši pracovníci zapisovať odpovede od jednotlivých účastníkov zákazníckeho prieskumu.

Operatíva

je všetko, čo sa týka organizácie a interného chodu firmy. Ku záznamom môžete priraďovať proaktivitu (pripomienky v naplánovanom čase), alebo ich riešenie delegovať, kontrolovať termín a výsledok.

Potrebujete organizovať oddelenie podpory zákazníkov? Help-Desk je ten správny nástroj na manažovanie celého cyklu od požiadavky, cez riešenie a akceptovanie zákazníkom, až po podklady pre inkaso.

Zákazky

sú nástrojom na vyhodnocovanie obchodných prípadov projektového typu. Ku zákazke môžete priradiť všetky súvisiace dokumenty (ponuky, prijaté a vystavené objednávky, zálohové, zúčtovacie a konečné faktúry, výdajky, príjemky, interné doklady, ...), ktoré slúžia na vyhodnocovanie predpokladanej a skutočnej ziskovosti zákazky. Pri generovaní nových dokladov využíva systém logickú previazanosť informácií sprevádzajúcich obchodný prípad.

Atribúty stavu zákazky zase pomáhajú pri sledovaní väčšieho množstva rozpracovaných zákaziek v aktuálnom čase. Termíny, rozpracovanosť, či kontrola kompletnosti dokladov sú samozrejmou súčasťou vlastností zákaziek. Štatistické prehľady zákaziek môžu slúžiť ako presný a jednoznačný podklad pre výpočet odmien pracovníkov.

Banky a platby umožňujú okrem inkasa automaticky generovať upomienky, počítať úroky z omeškania a vystavovať penalizačné faktúry.

Štatistiky zákaziek sú zrkadlom výkonnosti firmy, produktivita je meraná priebežne a na stlačenie tlačidla má manažment vždy relevantné informácie.

Sklad

je pre firmy, ktoré pracujú s nákupom a následným predajom tovaru, nevyhnutnou súčasťou ich každodennej práce. Evidencia tovaru, cien, za ktoré sa tento tovar nakúpil, príp. zmeny cien podľa meniaceho sa zahraničného kurzu, priemerovanie cien, ceny FIFO, alebo premietnutie cien do skutočných nákladov zákaziek, to sú len základné vlastnosti funkcionality práce so skladmi v systéme Soft-4-Sale.

Soft-4-Sale umožňuje prevody medzi skladmi, výdaje priamo na výdajku alebo prostredníctvom faktúry či pokladničného dokladu. Naskladnenie a vyskladnenie môžete robiť aj bez zadania presných obstarávacích cien, ktoré môžete dodatočne opraviť. Sklad ďalej eviduje sériové čísla alebo skupiny (farby a pod.) a umožňuje rezervácie.

Analytické nástroje skladov slúžia na zisťovanie optimálneho stavu zásob toho – ktorého tovaru tak, aby sa realizácia objednávok skrátila na nevyhnutné minimum, avšak aby v tovare na sklade zbytočne neviazli finančné prostriedky firmy, ktoré by mohli pomôcť financovať iné aktivity firmy.

Logistika

je všetko to, čo sprevádza zákazkový proces. Reklamácie, záručné listy, zapožičania napr. na testovanie, alebo predvádzanie produktu, no najmä kompletná evidencia tovaru (kniha zariadení) vrátane sériových čísiel, záručnej doby, príp. doby poskytovania bezplatnej podpory pre zákazníka, to sú významné nástroje, ktoré umožňujú lepšie riadiť popredajný servis a tým zvyšovať lojalitu zákazníkov.

Ekonomika

je predovšetkým súbor nástrojov na zabezpečenie relevantných finančných náležitostí podľa platných zákonných predpisov o daniach a daňovej povinnosti, automatizácia výkazov, prehľadov a výpočet priznaní, ale aj príprava podkladov pre investorov, banky, fondy či iných finančných partnerov.

Stratégia

združuje hlavne manažérske nástroje, no najväčším prínosom je procesný panel. Ide o „on-line nástenku“ ktorú si môžete definovať podľa potrieb pravidelne sledovať určité informácie. Ak chcete zistiť napr. počet nesplnených úloh, ktoré ste delegovali, alebo sumu vystavených faktúr po splatnosti, môžete si v tieto informácie so zadaním obmedzení (filtrov) nechať zobraziť. No ak to potrebujete vedieť pravidelne, nemusíte zakaždým dáta prácne zo systému „dolovať“. Raz si ich uložíte do procesného panelu a ten sa potom stará o aktualizáciu.

Takých „agentov“, si môžete vytvoriť neobmedzený počet a navyše zadať, ako sa majú údaje aktualizovať v čase, absolútne k dátumu, alebo relatívne k týždňu, mesiacu, štvrťroku, či roku. Zaraďte procesný panel do spúšťaných úloh pri štarte a vždy budete mať dôležité informácie „na očiach“.

Číselníky

sú jednoduché tabuľky, ktoré slúžia k definovaniu práce s dokladmi informačného systému Soft-4-Sale. Ide predovšetkým o prvotnú definíciu číselných radov všetkých typov dokumentov, ktoré sú v systéme generované, pričom pri generovaní nového dokumentu systém automaticky dodržiava nastavený číselný rad.

Pre rôzne typy dokumentov môžete definovať určité predpony a prípony, ktoré majú za cieľ jednoznačne určiť satelit (pobočku, stredisko), na ktorom bol daný dokument vytvorený. Okrem toho môžu mať jednotlivé satelity svoje vlastné hlavičky tlačených dokumentov, napr. pre zadanie odlišnej adresy prevádzky, kontaktného telefonického spojenia a pod. Po naplnení tabuliek je ich obsah číselníkov prístupný v roletovom menu jednotlivých kariet.

Panel Top24 je nástroj na individualizáciu ovládania systému. Každý užívateľ môže mať prístupné svoje vlastné, napr. najčastejšie používané príkazy a funkcie na jedno kliknutie bez toho, aby musel hľadať daný príkaz v kaskádach roletového menu.

Konfigurácia

združuje všetky konfiguračné príkazy k celému informačnému systému Soft-4-Sale, kde nájdete príkazy, ktoré umožňujú nastavovať povinné údaje jednotlivých kariet, nájdete tu voľby tlačových formulárov a ďalšie konfiguračné nastavenia spojené s daným modulom.

Medzi pomocné konfiguračné príkazy patria napr. nastavenie splatnosti faktúr, spôsobu úhrady či spôsobu dodania. Užívateľské nastavenie všetkých modulov je základným predpokladom pre pružné nasadenie systému Soft-4-Sale podľa individuálnych požiadaviek firmy.

Replikácie

riešia situáciu, keď je systém Soft-4-Sale nainštalovaný na niekoľkých rôznych lokalitách, ktoré nie sú medzi sebou prepojené on-line. Pod takto vzdialenou lokalitou si môžeme predstaviť notebook obchodníka, ktorý je na cestách, alebo počítačovú sieť v pobočke vzdialenej od centrály niekoľko desiatok alebo stoviek kilometrov.

V takom prípade vzniká potreba aktualizovať stavy informácií medzi jednotlivými databázami tak, aby užívatelia s pravidelným intervalom dostávali všetky informácie, ktoré boli zadávané na jednotlivých pobočkách. Tzn., aby sa záznamy z jednaní, ktoré vyplní obchodník na cestách, dostali do systému, a aby sa nové faktúry a nové ponuky, ktoré boli vytvorené na pobočke, dostali do centrály.

Tento problém výmeny informácií je vyriešený v module replikácií a spočíva na postupnom nahrávaní zmenových paketov cez zabezpečený FTP prístup.

Štandard

roletové menu obsahuje funkcie interoperability s ďalšími externými systémami a počítačovými programami. Potrebujete exportovať určité informácie z informačného systému na ďalšie spracovanie? Alebo naopak, načítať dáta do informačného systému z iných zdrojov?

Máte účtovné služby zabezpečované subdodávateľsky a chcete automatizovať prepojenie dát zo Soft-4-Sale do účtovného softvéru? Tu nájdete všetko potrebné. Exporty a importy údajov so zabezpečením a pridelením práv k daným funkciám tak, aby tieto nástroje nemohli byť zneužité nepovolanou osobou je v Soft-4-Sale samozrejmosťou.

Systém

je miesto, kde môžete nastavovať úroveň prístupových práv a prihlasovacie údaje, definovať prístup k funkciám roletového menu pre každého užívateľa individuálne, sledovať príchody a odchody zamestnancov, generovať výkaz dochádzky ...